Bedrijfsrisico’s komen in de meest uiteenlopende gedaanten voor. Je kunt er dan ook maar beter alert op zijn. Want juist in onvoorziene crisissituaties is het belangrijk om te weten wie welke taak op zich neemt en hoe de samenwerking verloopt. Anders is de kans groot dat cruciale dingen niet gebeuren – of juist dubbel – en lang niet altijd efficiënt en effectief. Business Continuity Management (BCM) is daarom van groot belang, ook voor het mkb.
Mkb’ers staan vaak onvoldoende stil bij het belang van een gestructureerde aanpak van bedrijfsrisico’s en incidenten. Daardoor kunnen risico’s onhanteerbaar worden, meent Gert Kogenhop van MKB Zekerheid. Optimaal voorbereid zijn op het onverwachte betekent: zorg voor een Plan B, voor onvoorziene scenario’s. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. Dat het realiseren van (financiële) doelstellingen vaak prioriteit heeft is volgens Kogenhop begrijpelijk. Maar de aandacht voor BCM moet daar eigenlijk niet onder lijden, vindt hij.
Dit bedrijfscontinuïteitsbeheer heeft betrekking op vrijwel alle functies binnen een bedrijf, van verkoop tot productie en logistiek. Vaak zijn mensen vooral bezig met de dagelijkse processen en uitvoering van de plannen. Daardoor verslapt de aandacht voor bekende en onbekende risico’s die deze processen kunnen verstoren. Terwijl die een regelrechte bedreiging kúnnen vormen voor het voortbestaan van het bedrijf. Je kunt die risico’s daarom maar beter tijdig onder ogen zien.
Afhankelijkheid
Zelf heeft Kogenhop zijn sporen in de digitale wereld ruimschoots verdiend. Hij bestelde al bij Amazon toen niemand dat nog kende. Uit die tijd weet hij dus nog hoe vanzelfsprekend het was als je enkele weken op je bestelling moest wachten. Die tijden zijn veranderd en het just in time-management van bedrijven is daar niet altijd op toegerust. Automatisering is daardoor extreem belangrijk geworden, maar dat kent ook risico’s. ‘Er zijn verantwoordelijkheden uitgeschakeld. We hebben geen alternatief meer, de mens is dom geworden.’
“Pak die zelfbeoordeling, vrijblijvend en gratis. En doe er je voordeel mee. En als je nerveus wordt: kijk verder!”
Doorslaggevend is vaak: wanneer gaat het pijn doen? ‘Pas als die pijn onacceptabel wordt, kijken mensen vaak wat nodig is om een activiteit wél te laten werken. Voor 112 is dat al binnen een paar minuten, voor het mkb gaat het vaak om een dag, of een paar uur, als het een webshop betreft. Als het internet uitvalt kunnen we elkaar vaak ook niet eens meer bellen. En we laten het gewoon gebeuren, die afhankelijkheid. Er is vaak geen alternatief en dat is angstaanjagend en onacceptabel. En daarom moet je van tevoren afwegen: hoe groot is het risico dat het internet uitvalt, en wanneer gaat dat echt pijn doen?’
Bewustzijn
Bewustzijn, daar draait het volgens Kogenhop allemaal om. En vervolgens komt het erop aan dat je voldoende alternatieven regelt. En dát is het plan B waar hij op doelt. ‘Een bakker die afhankelijk is van één leverancier, is kwetsbaar zodra daar een kink in de kabel komt. Dan is de vraag dus: wat heb je minimaal nodig om je doelstellingen te bereiken, qua personeel, omzet en leveranciers? Het is eigenlijk een vorm van verzekeren, maar dan door alternatieven in te bouwen. Grote datacenters zorgen bijvoorbeeld altijd dat ze meervoudige stroomvoorziening hebben.’
Doelstellingen centraal
Voor het mkb komt het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit vooral neer op het doorlopen van een overzichtelijk stappenplan, dat uiteindelijk uitmondt in een bruikbaar Plan B. Om die doelstellingen te bereiken moet het managementteam vaststellen welke activiteiten, processen en middelen nodig zijn. Dat geldt voor zaken als personeel, fysieke infrastructuur, facilitaire voorzieningen, ICT en transport en logistiek. Belangrijk is volgens Kogenhop ook om de afhankelijkheid van partners en leveranciers goed voor ogen te houden.
Stip op de horizon
Voordat je toekomt aan het ‘hoe’ en ‘wat’ is het belangrijk om het ‘waarom’ in kaart te brengen. Een duidelijke stip op de horizon is belangrijk om tot een succesvol plan B te komen. En daarvoor is antwoord nodig op de volgende vier vragen:
- Waarom hebben we een Plan B nodig?
- Wat proberen we te beschermen?
- ‘Hoeveel’ Plan B hebben we nodig?
- Wie moeten er betrokken worden bij dit
initiatief?
MKB Zekerheid biedt als partner van MKB-Amsterdam duidelijke richtsnoeren voor een goede voorbereiding op bedrijfsrisico’s. Maar Kogenhop denkt ook aan het organiseren van webinars. Zo is er een NEM-commissie die zich bezighoudt met business community management. ‘Dus de standaard is er. Grote bedrijven werken al met kwaliteitsmanagers in alle uithoeken van de organisatie. Als je je kop in het zand blijft steken, lopen klanten weg of worden contracten niet verlengd. Dus bereid je voor op het onverwachte, anders is de schade nog veel groter.’
